Jak korzystać z Serwisu

Zobacz szczegółowe instrukcje: Przygotowanie przesyłki i Zamawianie kuriera

I. Przeznaczenie Serwisu
1. Serwis umożliwia nadawanie

• krajowych i międzynarodowych  przesyłek kurierskich - paczek o wadze jednostkowej do 70 kg, w usługach STANDARD, EXPRESS SAVER, EXPRESS I EXPRESS PLUS, w przesyłkach jedno- lub wielopaczkowych;

• krajowych palet o wadze jednostkowej do 1000 kg w usłudze STANDARD, w przesyłkach jedno- lub wielopaletowych.

2. Z usług Serwisu mogą korzystać zarówno firmy, instytucje jak i osoby prywatne.


II. Warunki korzystania z Serwisu
      Zlecenia przewozu przyjmowane są wyłącznie przez Internet. Techniczna możliwość wydruku  etykiety wysyłkowej pozwala przyśpieszyć obsługę zlecenia i znacznie obniżyć koszty, nie jest to jednak warunek bezwzględnie konieczny.


III. Rejestracja
      Nadawanie przesyłek wymaga rejestracji w Serwisie. Dla zarejestrowanego Klienta tworzone jest konto, do którego dostęp chroniony jest adresem email i hasłem. Zarejestrowany Klient ma możliwość m. in. utworzenia własnej książki adresowej, zdefiniowania danych do faktury, ustalenia numeru rachunku bankowego do rozliczania przesyłek wysyłanych za pobraniem, przeglądania historii wysyłek, wydruku faktur, zakupu środków Ekspress Kredyt, którymi można płacić za usługi.

W celu dokonania rejestracji należy wybrać  zakładkę zarejestruj się i wypełnić formularz rejestracyjny. Rejestracji można dokonać również w trakcie przygotowywania pierwszej przesyłki. Rejestracja jest dwuetapowa. Pierwszy etap to wysłanie formularza rejestracyjnego. Etap drugi polega na odebraniu wiadomości email i potwierdzeniu rejestracji przez kliknięcie w przesłany link.
Po dokonaniu tych czynności konto jest aktywowane i można się zalogować do systemu używając adresu email podanego przy rejestracji oraz hasła przesłanego przez system.


IV. Nadawanie przesyłek
W celu nadania przesyłki należy zalogować się do systemu. Aby rozpocząć nadawanie należy kliknąć przycisk Przygotuj przesyłkę i wypełnić pola formularza. Pola wymagane zaznaczone są czerwoną gwiazdką.

--------------------
    Uwagi do niektórych pozycji formularza:
    Adresy. Adresy Nadawcy i Odbiorcy można wpisywać za każdym razem lub wybrać z książki adresowej, jeżeli wcześniej zostały zapisane.

    Telefon. Podanie numeru telefonu odbiorcy ułatwia doręczenie przesyłki, szczególnie jeżeli przesyłka wysłana jest na adres domowy. Przy przesyłkach zagranicznych podanie numeru telefonu jest obowiązkowe.

    Waga. Należy podać rzeczywistą wagę przesyłki, (w przypadku przesyłek wielopaczkowych lub wielopaletowych łączną wagę wszystkich paczek/palet [wszystkie palety w przesyłce wielopaletowej muszą mieć jednakową wagę i wymiary, w przeciwnym razie palety należy wysyłać oddzielnie, paczki natomiast mogą miec różną wagę]), a jeżeli przesyłki nie można zważyć, wagę przybliżoną wyższą. Cena za nadanie przesyłki krajowej zmienia się w następujących przedziałach: do 30 kg, do 60 kg i do 70 kg. Dla przesyłek wielopaczkowych przedziały te wynoszą odpowiednio do 30 kg, do 60 kg, do 90 kg, do 100 kg i ponad 100 kg. Jeżeli waga rzeczywista przesyłki jest  zbliżona do któregoś z przedziałów i powstaje wątpliwość do którego przedziału zaliczyć przesyłkę, należy wybrać opcję wyższą. Zaniżenie wagi może skutkować koniecznością dokonania dopłaty już po wykonaniu usługi. Nie należy nadawać paczek, których waga jednostkowa przekracza 70 kg, ponieważ kurier może odmówić ich przyjęcia. Jeżeli jednak przesyłka taka zostanie przyjęta, to może być na nią nałożona dodatkowa opłata zgodnie z cennikiem. Przesyłki o wadze ponad 70 kg należy wysyłać na paletach.

    Waga wymiarowa. Waga wymiarowa to iloczyn długości, szerokości i wysokości paczki w centymetrach podzielony przez 5000 (dł. x szer. x wys. / 5000). Wynikiem tego działania jest waga wymiarowa (ciężar wymiarowy) w kilogramach. Opłaty za nadanie będą naliczane na podstawie tego spośród parametrów, który jest większy, tj. ciężaru rzeczywistego albo ciężaru wymiarowego paczki. W praktyce, dla klientów speed-service.pl ciężar wymiarowy w przypadku eksportu i importu jest zawsze stosowany, natomiast dla przesyłek krajowych będzie miał zastosowanie tylko do większych paczek, których iloczyn wymiarów przekroczy 150 000 cm (np. większych niż 60x50x50 cm). W takiej sytuacji wymagane będzie podanie wymiarów paczki, a system sam obliczy wagę wymiarową i zastosuje odpowiednią stawkę opłaty (wagę na fakturze).

   Typ opakowania - Koperta. Ta pozycja dotyczy wyłącznie wysyłki dokumentów o wadze do 2,5 kg w kopertach UPS (UPS Envelope) dostarczanych przez kuriera. Wysyłka możliwa jest wyłącznie usługami EXPRESS SAVER, EXPRESS lub EXPRESS PLUS. Dokumenty i listy można także nadawać w zwykłych kopertach A4 jako paczki w usłudze STANDARD.

   Ubezpieczenie. Deklarowanie wartości przesyłki do kwoty 323.00 zł jest bezpłatne, a powyżej tej kwoty płatne 2.00 zł. Maksymalna wartość ubezpieczenia wynosi 50000 zł. Należy podawać wartość rzeczywistą, ponieważ ewentualne odszkodowanie zostanie wypłacone do wysokości udokumentowanej straty, nie zaś deklarowanej wartości.

  Pobranie. Speed Service umożliwia wysyłkę towarów za które Odbiorca reguluje należność w momencie dostawy, gotówką na ręce kuriera. Kwoty pobrane przez kuriera zwracane są Nadawcy w terminie 7 dni od daty dostawy. Zwroty dokonywane są przelewem na numer rachunku bankowego podany w profilu Klienta. Jeżeli numer rachunku nie został podany, zwrot dokonywany jest przekazem pocztowym na adres Nadawcy. Aktualne stawki opłaty za przesyłkę pobraniową publikowane są w cenniku.

  Zwrot dokumentów. Wysyłając przesyłkę, można załączyć do niej dokumenty (np. fakturę), które po poświadczeniu przez Odbiorcę zostaną zwrócone Nadawcy w ciągu 4 dni roboczych od doręczenia przesyłki. 
   
Dostawa na adres domowy. Firma UPS stosuje dodatkową pozycję cennika i związaną z tym dopłatę za dostawę na adres domowy. Adresem domowym jest adres zamieszkania ale również adres firmy, jeśli jej siedziba znajduje się w mieszkaniu lub prywatnym domu bez ogólnodostępnego wejścia. Należy przyjąć, że wszelkie adresy z numerem mieszkania (np. ul. Długa 43 m. 15,  lub ul. Długa 43/15) uznane zostaną za RESIDENTIAL, czyli adresy domowe i doliczona zostanie z tego tytułu dopłata. O zakwalifikowaniu danego adresu jako adresu domowego decyduje kurier doręczający przesyłkę. W przypadku nadania przesyłki przy której Nadawca nie zaznaczył pozycji „Adres domowy”, a jej miejsce przeznaczenia spełnia opisane wyżej kryteria  adresu domowego, zostanie naliczona opłata zgodnie z cennikiem. Dodatkowa opłata zostanie doliczona do bieżącej faktury, lub zostanie wystawiona odrębna, dodatkowa faktura na dopłatę. 

Dostawa w sobotę. Ta opcja dostępna jest tylko dla usługi EXPRESS  i  nie obejmuje wszystkich lokalizacji. W zależności od wprowadzonego adresu Odbiorcy System automatycznie włącza lub wyłącza dostępne usługi.

Paczka wymaga dodatkowej obsługi.
Dodatkowa obsługa ma zastosowanie w następujących przypadkach:

• Wysyłane przedmioty opakowane są w zewnętrzne kontenery wysyłkowe wykonane z metalu lub drewna.
• Wysyłane są przedmioty o kształcie cylindrycznym, takie jak: beczki, bębny, wiadra lub opony, które nie są całkowicie zamknięte w opakowaniu zewnętrznym z tektury falistej.
• Wysyłane są przedmioty o kształcie okrągłym, cylindrycznym, owalnym, o nieregularnych kształtach, z wystającymi elementami lub z lepką powierzchnią, uniemożliwiającą swobodne zsuwanie się (np. folie, gumy, itp.).
• Zawartość paczki stanowią, luźne, ciężkie elementy lub płyny (w tym chemikalia).
• Dłuższy bok paczki przekracza 150 cm lub drugi dłuższy bok przekracza 76 cm.
• Długość paczki krajowej przekracza 120 cm lub szerokość 80 cm lub wysokość 80 cm lub suma długości i obwodu przekracza 300 cm.
• Waga rzeczywista paczki jest większa niż 32 kg.

Zamówienie wydruku etykiety. To rozwiązanie przewidziane jest dla Klientów, którzy nie posiadają możliwości samodzielnego wydruku etykiety wysyłkowej. Etykieta drukowana jest przez Speed Service i dostarczana przez  kuriera, który następnie odbiera przesyłkę od Nadawcy. Odbiór przesyłek z opcją wydruku etykiety dla zleceń złożonych do godz.14:00 odbywa się następnego dnia roboczego po złożeniu zamówienia, i kolejnego dnia dla zleceń złożonych po godz. 14:00.

Zapłata gotówką kurierowi. Firma Speed Service udostępnia szereg metod płatności począwszy od płatnośći online kartą kredytową, przelewem, środkami Ekspress Kredyt, aż po rozliczenia w ramach umowy. Zapłata gotówką nie jest preferowana. Ta opcja udostępniana jest tylko na specjalne życzenie i wymaga zawarcia dodatkowej umowy. Przy wyborze zapłaty gotówką Klient, podobnie jak w przypadku zamówienia wydruku etykiety, otrzymuje kopertę dostarczaną przez kuriera w której znajduje się etykieta wysyłkowa. W momencie dostarczenia koperty kurier pobiera należność w gotówce. Kopertę należy otworzyć w obecności kuriera, wyjąć etykietę i ponownie ją wręczyć kurierowi wraz z przygotowaną przesyłką.

Numer referencyjny. W trakcie przygotowywania przesyłki, w kroku 4. Informacje o przesyłce, przewidziano miejsce na wpisanie numeru referencyjnego. Numer referencyjny jest to własne oznaczenie przesyłki nadane przez Klienta w celu jej identyfikacji. Wpisanie numeru referencyjnego jest opcjonalne i bezpłatne. Numer referencyjny Klienta zostanie wydrukowany na etykiecie wysyłkowej oraz widoczny będzie w szczegółach przesyłki.

Przesłanie papierowej faktury pocztą. Firma Speed Service nie wysyła do swoich Klientów żadnych materiałów i nie kontaktuje się z nimi bezpośrednio. Odbiór i obsługa przesyłek zlecana jest firmie UPS lub innym podmiotom. Z tego względu nie ma możliwości dostarczania Klientom papierowych faktur na zasadzie dołączenia do zamówionych usług. Wystawiane są faktury elektroniczne, które Klient ma obowiązek wydrukować. Obowiązek ten narzucony jest Regulaminem, a dla części Klientów powtórzono go w Umowie. Klienci, którzy nie akceptują tej formy dostarczania faktur mogą odebrać fakturę osobiście z biura Speed Service lub zamówić przesłanie papierowej faktury pocztą. Opcja ta jest płatna. Aby otrzymać fakturę pocztą należy przynajmniej raz w okresie rozliczeniowym, w trakcie przygotowywania przesyłki, wybrać opcję Wysyłka faktury pocztą. Speed Service nie może wysyłać papierowych faktur na własny koszt, ponieważ opłata za nadanie takiego listu w wielu przypadkach przewyższałaby prowizję uzyskaną z tytułu wykonania usługi spedycyjnej. Klienci, którzy nie godzą się na otrzymywanie faktur elektronicznych i nie akceptują zapłaty za przesłanie papierowej faktury pocztą nie mogą korzystać z usług Speed Service. Obowiązujące przepisy finansowe uznają za ważną jedynie fakturę wydrukowaną, przy czym nie zabraniają żeby fakturę na zlecenie Wystawcy wydrukował inny podmiot. Od 2004 r. podpisy i pieczęcie na fakturze nie są wymagane i nie wpływają na ważność dokumentu.

V. Ograniczenia wymiarów paczki.
   Maksymalna długość standardowej paczki wynosi 270 cm. Suma długości i obwodu paczki może wynosić maksymalnie 330 cm.
Długość definiuje się jako długość najdłuższego boku paczki lub przedmiotu
Obwód definiuje się jako (2 x szerokość) + (2 x wysokość).


VI. Duża paczka.
Jest to oznaczenie dla przesyłek lądowych UPS, których suma długości oraz obwodu [(2 x szerokość) + (2 x wysokość)] przekracza graniczne wymiary paczki standardowej, (330 cm) i jest mniejsza lub równa 419 cm. Jeżeli przesyłka przekracza  wymiary, dużej paczki, można ją nadać na palecie.


VII. Zapłata za usługę.
Wypełnianie formularza, wybór rodzaju usługi i innych opcji powoduje dynamiczne naliczanie opłaty. Z chwilą zakończenia formularza i naciśnięcia przycisku Złóż zamówienie następuje przeniesienie na stronę wyboru sposobu zapłaty. Metody płatności opisane są w oddzielnej zakładce menu INFORMACJE.

Zależnie od statusu Klienta i wyboru dostępnej metody płatności, kolejnym krokiem jest przeniesienie na stronę transakcyjną Dotpay, pobranie należności z konta Ekspress Kredyt lub rozliczenie w ramach umowy.

VIII. Wydruk etykiety wysyłkowej.
Zakończenie transakcji w systemie płatności Dotpay, zapłata środkami Ekspress Kredyt, lub rozliczenie w ramach umowy powoduje wygenerowanie przez system etykiety wysyłkowej. Etykieta dostępna jest do pobrania w formie pliku PDF z poziomu konta Klienta.  Etykietę należy wydrukować (ze względu na trwałość wydruku zalecana jest drukarka laserowa), a następnie umieścić ją w woreczku przesyłki lub nakleić wprost na paczce przezroczystą taśmą samoprzylepną, zaklejając całą jej powierzchnię. Zasady pakowania i etykietowania opisane są w zakładce Instrukcja pakowania menu INFORMACJE.
Oprócz etykiety wysyłkowej generowane  jest także potwierdzenie nadania, które również należy pobrać, wydrukować i uzyskać na nim poświadczenie kuriera odbierającego przesyłkę.
Klientom, którzy wybrali opcję Zamówienie wydruku etykiety etykietę dostarczy kurier.


IX. Zaplanowanie odbioru przesyłki.
      Przygotowanie przesyłki i wydruk etykiety nie jest równoznaczny ze zleceniem jej odbioru. Klienci wysyłający codziennie przesyłki nie muszą każdorazowo planować odbioru, ponieważ odbywa się on o stałych, ustalonych porach. Dla niektórych Klientów wygodnym rozwiązaniem będzie samodzielne dostarczenie przesyłki do magazynu lub punktu nadawania przesyłek UPS. W pozostałych przypadkach odbiór należy zaplanować.

Zalecane jest aby kurier był zamawiany w momencie, gdy przesyłka jest skompletowana, zapakowana, a etykieta wydrukowana.

    Aby zaplanować odbiór należy nacisnąć przycisk Zamów kuriera na stronie głównej Serwisu. W tym momencie wyświetlą się dostępne sposoby zamawiania i podane zostaną konieczne informacje. Aktualnie kuriera można zamówić telefonicznie, dzwoniąc bezpośrednio na podany numer w UPS  lub online (zalecane).

Informacje o które może zapytać konsultant przyjmujący zgłoszenie lub które będą konieczne przy zamówieniu online:

• Adres odbioru oraz numer telefonu;
• Ilość nadawanych paczek, całkowita waga przesyłki oraz czy w przesyłce są pozycje o wadze przekraczającej 32 kg;
• Informacje o usłudze z której chcesz skorzystać;
• Data i godzina odbioru

Wybierając zamówienie online, otworzy się w nowym oknie strona UPS, gdzie należy wypełnić tylko pola oznaczone jako wymagane, np. pola Numer konta UPS nie trzeba wypełniać. Potwierdzeniem zamówienia jest podawany na ostatnim ekranie numer zlecenia odbioru. Numer ten należy zapisać aby powołać się na niego np. w przypadku reklamacji lub konieczności zmiany czasu odbioru.

X. Monitorowanie przesyłki
Ze strony głównej speed-service.pl, a także z poziomu Konta Klienta można monitorować nadane przesyłki na podstawie ich numerów monitorowania (UPS Tracking number). Numer monitorowania drukowany jest na etykiecie wysyłkowej oraz podawany w historii wysyłek. Wpisując numer monitorowania w odpowiednie miejsce aplikacji można uzyskać informacje o aktualnym statusie przesyłki. Podawane są m. in. informacje o godzinie odbioru, dostawy czy miejscu w którym się aktualnie znajduje. Obok numeru monitorowania, każda przesyłka ma swój własny numer w systemie speed-service.pl

XI. Anulowanie przesyłek.
W zależności od statusu, przesyłki anulować można następująco:

Status "Do zapłaty" - przesyłka została utworzona ale nie jest jeszcze opłacona. Aby anulować taką przesyłkę, niezależnie od daty jej utworzenia, należy po przejściu do szczegółów przesyłki (Twoje konto, Historia wysyłek, numer przesyłki) wybrać akcję "Anuluj przesyłkę". Przesyłka zostanie natychmiast anulowana, status zmieni się na "Anulowana".

Status "Etykieta gotowa" - przesyłka została już opłacona, etykieta jest utworzona.

1. Anulowanie tego samego dnia w którym wygenerowano etykietę, możliwe jest po wybraniu ze strony przesyłki akcji "Anuluj przesyłkę". Wysyłany jest wniosek o anulowanie. Sesje anulowań odbywają się w dniach roboczych, pod koniec dnia, przeważnie między godz. 19:00 a 20:00. Przesyłka zmienia status na "Anulowana", a opłata zostaje zwrócona na konto Ekspress Kredyt". Etykieta przesyłki anulowanej nie może być już użyta. Nadanie przesyłki wcześniej anulowanej obciążone jest dodatkową opłatą wg cennika usług dodatkowych, za każdą paczkę nadaną z wykorzystaniem anulowanej lub uprzednio wykorzystanej etykiety.

 2. Przesłanie wniosku o anulowanie przesyłek po zakończeniu sesji anulowań lub przesyłek utworzonych do 90 dni wstecz rozpatrzone zostanie kolejnego dnia roboczego, a zwrot opłaty może być poprzedzony koniecznością wystawienia faktury korygującej.